Deponeren jaarrekening bij de Kamer van Koophandel

Heeft u een besloten vennootschap (BV), een naamloze vennootschap (NV) of een coöperatie dan moet u elke jaar uw jaarstukken deponeren bij de Kamer van Koophandel. (KvK)

En dat staat ook zo in de wet. Deze wet verplicht u de financiële gegevens van uw bedrijf toegankelijk te maken voor iedereen die daarin geïnteresseerd is. En dat toegankelijk maken van uw jaarcijfers geschied middels de KvK. Zij stellen jaarcijfers van de betreffende bedrijven, na ontvangst, openbaar.

Hoe kunt u uw jaarcijfers deponeren bij de KvK?

Dit wordt steeds lastiger. Tot en met de jaarcijfers over 2015 kunt u deze nog op papier aanleveren. Vanaf het boekjaar 2016 bent u verplicht de jaarcijfers digitaal aan te leveren. Op papier aanleveren is dan niet meer mogelijk.

Na de vaststelling van de jaarrekening kunnen wij uw jaarcijfers deponeren bij de KvK. Dit doen wij al jaren middels SBR. SBR staat voor Standard Business Reporting. SBR is een system-to-system aanlevermethode om de financiële rapportages op te stellen en te verzenden aan de KvK. Maar met SBR zijn wij ook in staat uw jaarcijfers aan te leveren bij meerdere instanties. Zoals de Belastingdienst, CBS en verschillende banken.   

Wanneer moet u de jaarcijfers deponeren bij de KvK?

U moet uw jaarrekening uiterlijk 8 dagen na vaststelling deponeren bij de KvK. De uiterste termijn voor vaststelling verschilt per persoon.

In principe moeten de jaarstukken binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar worden opgesteld. Het bestuur legt dan de jaarrekening voor aan de aandeelhouders. De aandeelhouders hebben vervolgens 2 maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening. De aandeelhouders kunnen het bestuur maximaal 6 maanden uitstel verlenen als er bijzondere omstandigheden zijn. Maar met ingang van het boekjaar 2016 bedraagt deze termijn 5 maanden.

Als alle aandeelhouders van de BV tevens bestuurder zijn dan leidt de ondertekening van de jaarrekening door de bestuurders meteen tot vaststelling. Als deze regel in de statuten wordt uitgesloten geldt deze regel niet. Als ondertekening meteen leidt tot vaststelling dan vervallen de 2 maanden die de aandeelhouders hebben om de jaarrekening vast te stellen. Dit betekent dat de jaarrekening uiterlijk 8 december gedeponeerd moet zijn.